Виртуальный офис

Протестировать бесплатно!!!
О работе
Тарифы
Красивые номера
Вопрос-ответ
Как оплатить
Клиентам
Заказать Виртуальный офис он-лайн
Связаться с нами

Для малого бизнеса Для среднего бизнеса Специальные предложения
для крупного бизнеса

Услуги IP телефонии для среднего бизнеса

Средний бизнес предполагает наличие нескольких отделов, подразделений, расположенных в различных офисах, городах, а может быть и странах.
В определенный момент встает вопрос оптимизации работы сотрудников, обрабатывающих входящие вызовы, попросту "сидящих на телефоне". Можно выйти из ситуации, разместив на рекламе 5 основных номеров, из которых клиент должен самостоятельно выбрать не занятый, и к ним еще 5 номеров различных отделов, но это является как минимум не уважением к клиенту. Если выделить один "горячий" номер, то ресурс сотрудника, работающего по принципе "Соедините меня с...", очень скоро закончится. Клиенты все чаще и чаще будут слышать короткие гудки...

Виртуальный офис – гибкая система обработки вызовов, работающая по принципу колл-центра (call center).

Основное отличие в том, что Вы больше не привязаны к определенному географическому расположению - сотрудники, которые могут принимать входящие вызовы, могут располагаться совершенно в любом месте, и даже отвечать по мобильному телефону. Виртуальный офис - распределенный ЦОВ (центр обработки вызовов), обладающий всеми необходимыми функциями (простые услуги телефонии, группы дозвона, голосовое меню, трансфер вызова, запись разговоров, голосовая почта, факс-почта, факс по запросу, удаленное управление и сбор статистики).

Как это работает?

Пример №1: Турфирма

  • При заказе услуги Вам выдается 7-значный многоканальный городской телефонный номер (мы также располагаем базой "красивых" номеров)
  • Ваш клиент звонит на этот номер
  • В рабочее время клиенту предлагается сделать выбор нажатием клавиши на телефоне в тональном наборе. Опции могут быть, например, такими:
    1 - Финляндия, Скандинавия
    2 - Европа
    3 - Россия
    связаться с операторами - 0...или оставайтесь на линии
  • При нажатии нуля система начинает дозваниваться по заданным Вами номерам операторов. Эта группа операторов будет обслуживать все "не специализированные" звонки. Допустим, все операторы имеют равную квалификацию, тогда система пытается равномерно распределить вызовы. В качестве номеров могут быть городские номера, мобильные, и даже междугородние и международные. Когда кто-либо из сотрудников снимет трубку - он будет соединен с ожидающим клиентом. Во время дозвона клиент может слушать "обычные" гудки, приятную музыку или любую рекламную информацию по Вашему желанию.
    Если все операторы не отвечают, система предлагает оставить голосовое сообщение или факс
  • При нажатии единицы система будет дозваниваться только до сотрудников, работающих по направлению "Финляндия". Допустим, имеется 3 оператора, неравной квалификации. Тогда вызов сначала будет всегда поступать первому оператору с больше квалификацией, и только если он занят или не отвечает, поступит ко второму.
    Если все операторы в течение некоторого времени не могут ответить - система предложить оставить голосовое сообщение, которое оператор "Финляндия" получит по e-mail. Также система может предложить получить прайсы и другую информацию по факсу без участия операторов
  • Остальные опции работают по аналогичному принципу, хотя каждая опция конфигурируется отдельно согласно Вашим предпочтениям
  • В нерабочее время (ночью или по выходным) клиенту предлагается отправить факс или оставить голосовое сообщение. Записанное голосовое сообщение или факс Вы получите по e-mail'у
  • Если во время разговора оператору потребуется перенаправить клиента на другой номер, это возможно сделать набрав несложную комбинацию.

Пример №2: Компания, имеющая филиалы в различных районах города

  • При заказе услуги Вам выдается 7-значный многоканальный городской телефонный номер (мы также располагаем базой "красивых" номеров)
  • Ваш клиент звонит на этот номер
  • По номеру клиента (АОНу) система ищет ближайший филиал и перенаправляет вызов на него
  • Система начинает дозваниваться по заданным номерам филиала. Допустим, все операторы имеют равную квалификацию, тогда система пытается равномерно распределить вызовы. В качестве номеров могут быть городские номера, мобильные, и даже междугородние и международные. Когда кто-либо из сотрудников снимет трубку - он будет соединен с ожидающим клиентом. Во время дозвона клиент может слушать "обычные" гудки, приятную музыку или любую рекламную информацию по Вашему желанию.
    Если все операторы не отвечают, система предлагает оставить голосовое сообщение или факс
  • Если АОН не определен или клиент звонит с мобильного или межгорода, вызов поступит на группу операторов, обслуживающих все остальные вызовы
  • В нерабочее время (ночью или по выходным) клиенту предлагается отправить факс или оставить голосовое сообщение. Записанное голосовое сообщение или факс Вы получите по e-mail'у
  • Если во время разговора оператору потребуется перенаправить клиента на другой номер, это возможно сделать, набрав несложную комбинацию

Пример №3: Донабор номера сотрудника

  • При заказе услуги Вам выдается 7-значный многоканальный городской телефонный номер (мы также располагаем базой "красивых" номеров)
  • Каждому сотруднику задается свой короткий номер
  • Ваш клиент звонит на многоканальный номер
  • Система предлагает донабрать короткий номер сотрудника
  • После донабора система дозванивается по номерам интересующего сотрудника: офисный, мобильный и т.д. Сотрудники могут изменять номера, отключать их и включать обратно. Если сотрудник не отвечает, система предложить записать голосовое сообщение или отправить факс этому сотруднику. Факс или голосовое сообщение сотрудник получит на свой личный e-mail адрес
  • Если во время разговора оператору потребуется перенаправить клиента на другой номер, это возможно сделать набрав несложную комбинацию

Какие преимущества Вам дает Виртуальный офис от Балт Лайн?

  • виртуальный номер является многоканальным - клиент никогда не услышит коротких гудков
  • все номера, отделы и филиалы объединяются под единым виртуальным номером
  • реальные (физические) номера не видны клиентам и могут быть изменены в любое время
  • полная статистика по всем звонкам, доступная через интернет
  • клиенты не беспокоят в нерабочее время. Вы сами задаете расписание работы. Каждый сотрудник или отдел может иметь свое личное расписание работы. В нерабочее время клиент не теряется, а имеет возможность оставить факс или голосовое сообщение
  • не нужны факс-аппараты. Виртуальный офис может принимать и отправлять факсы. Каждый сотрудник или отдел имеет свой личный виртуальный факс
  • вызов в любой момент может быть переадресован на другой номер или на виртуальный факс
  • возможен донабор номера сотрудника, если он известен клиенту
  • любой разговор может быть записан
  • Виртуальный офис может обслуживать гораздо больше входящих звонков,чем отдельно взятые сотрудники
  • оплата может быть произведена через терминалы приема платежей, при помощи электронных денег или банковским переводом
  • реализуема практически любая схема работы Виртуального офиса вплоть до связи с корпоративными системами и базами данных
  • Виртуальный офис от Балт Лайн растет с вами по мере развития вашего бизнеса...